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FAQ

Aufbewahrungsfristen

Bücher und Aufzeichnungen, die für die Besteuerung von Bedeutung sind, müssen nach § 146 AO aufbewahrt werden.

 

Nach Ablauf der Aufbewahrungsfrist müssen die Unterlagen nur dann weiter aufbewahrt werden, wenn sie für eine begonnene Außenprüfung, ein Ermitt-lungsverfahren oder für ein schwebendes Rechtsbehelfsverfahren benötigt werden. Im eigenen Interesse sollten die Unterlagen aber auch dann weiter aufbewahrt werden, wenn sie zur Begründung etwaiger Anträge oder eines zu erwartenden Rechtsmittelverfahrens gegenüber der Finanzverwaltung benötigt werden. Die Aufbewahrungsfrist beginnt mit dem Schluss des Kalenderjahres, in dem die letzte Eintragung in das Buch gemacht bzw. die Aufzeichnung vorgenommen wurde oder in dem der Jahresabschluss aufgestellt oder der Buchungsbeleg entstanden ist.

 

Alle aufbewahrungspflichtigen Unterlagen mit Ausnahme der Jahresabschlüsse dürfen auf Mikrofilm, Bild- oder anderen Datenträgern abgespeichert werden. Sie müssen jederzeit ver-fügbar sein und lesbar gemacht werden können. Dabei müssen sie bildlich mit dem Original übereinstimmen.

 

Im Einzelnen können nachfolgend aufgezeigte Unterlagen nach dem 31.12.2009 vernichtet werden:

 

Aufbewahrungsfrist 10 Jahre:
Bücher, Inventare, Eröffnungsbilanzen, Jahresabschlüsse, Rechnungen und Buchungsbelege (Offene-Posten-Buchführung) – d.h. Bücher mit letzter Eintragung vor dem 1.01.2000 und , Unterlagen mit Entstehungszeitpunkt vor dem 1.01.2000

 

 

Aufbewahrungsfrist 6 Jahre:
Empfangene Handels- und Geschäftsbriefe sowie Kopien von abgesandten Handels- und Geschäftsbriefen, sonstige Unterlagen, die vor dem 1.01.2004 entstanden sind.

 

Nach dem neuen Steuerhinterziehungsbekämpfungsgesetz wurde auch für Privatpersonen eine Aufbewahrungsfrist von sechs Jahren für Einnahmen- und Ausgabenbelege eingeführt. Diese Frist gilt für Personen mit Überschusseinkünften von mehr als 500.000 €.

 

Wegen der Bedeutung der Aufbewahrungsvorschriften und der teilweise schwierigen Materie empfehlen wir Ihnen, sich in Zweifelsfällen an uns zu wenden. Wir helfen Ihnen weiter.

Betriebsveranstaltungen

Betriebsveranstaltungen sind Veranstaltungen auf betrieblicher Ebene, die gesellschaftlichen Charakter haben.

Hierunter fallen z.B.:

Betriebsausflug, Weihnachtsfeier, Feier des Geschäftsjubiläums, Feier für die Arbeitnehmer des Betriebs mit einem runden Jubiläum (10-, 20-, 25-, 30-, 40-, 60-jähriges Jubiläum), Pensionärstreffen. Voraussetzung für die Anerkennung als Betriebsveranstaltung ist, dass die Teilnahme allen Betriebsangehörigen offen steht. Es handelt sich ebenfalls um eine Betriebsveranstaltung, wenn sie nur eine Organisationseinheit des Betriebs (z.B. eine Abteilung) betrifft, allerdings muss die Veranstaltung auch hier für alle AN dieser Organisationseinheit offen sein.Die Teilnahme darf also nicht auf einen bestimmten Kreis von Arbeitnehmern beschränkt sein. Zuwendungen des Arbeitgebers bei herkömmlichen Betriebsveranstaltungen werden nach höchstrichterlicher Rechtsprechung im ganz überwiegenden betrieblichen Interesse des Arbeitgebers erbracht und gehören deshalb nicht zum Arbeitslohn. Voraussetzung ist, dass es sich um herkömmliche (übliche) Veranstaltungen und um bei solchen Veranstaltungen übliche Zuwendungen handelt. Der Arbeitgeber sollte bei der steuerlichen Beurteilung von Betriebsveranstaltungen am zweckmäßigsten in folgender Reihenfolge vorgehen:

 

Liegt überhaupt eine „Betriebsveranstaltung“ vor?
Handelt es sich um eine herkömmliche (übliche) Veranstaltung?

Werden mehr als zwei Betriebsveranstaltungen im Kalenderjahr durchgeführt, ist die dritte (und jede weitere) Betriebsveranstaltung nicht herkömmlich und somit steuerpflichtig (BFH, Urteil v. 16.11.2005); der Arbeitgeber hat jedoch ein Wahlrecht, welche beiden Veranstaltungen herkömmlich sind.

 

Handelt es sich um eine übliche Zuwendung bei der Veranstaltung?
Der Begriff der „üblichen Zuwendung“ wird durch eine Freigrenze von 110 EUR je Veranstaltung definiert (R 19.5 Abs. 4 LStR 2008; BFH, Urteil v. 16.11.2005): Summe aller Kosten (auch für Übernachtung, Saalmiete, Kapelle usw.) Einschließlich Mehrwertsteuer, geteilt durch Anzahl der Teilnehmer. Wird der Betrag von 110 EUR überschritten, so ist der gesamte Betrag steuer- und beitragspflichtig (nicht nur der über 110 EUR hinausgehende Teil).

 

Die Lohnsteuer kann jedoch mit 25 % pauschaliert werden; in diesem Fall sind die Zuwendungen beitragsfrei in der Sozialversicherung. Nehmen Angehörige (Ehefrau, Kinder) oder Gäste des Arbeitnehmers an der Betriebsveranstaltung teil, so ist der auf diese Personen entfallende Anteil an den Gesamtkosten dem Arbeitnehmer zuzurechnen.

Reisekosten

Fahrtkosten

  • Bei öffentlichen Verkehrsmitteln der Fahrpreis incl. Zuschläge.
  • Bei Benutzung eines eigenen Fahrzeugs entweder Einzelnachweis der tatsächlichen Kosten oder pauschal 0,30 € (bei Kfz) pro gefahrenen km.

 

Verpflegungsmehraufwendungen

  • Bei Geschäftsreisen im Inland (LStR 39 Abs. 2) gelten folgende Tagegelder für Verpflegungsmehraufwendungen:

– bei einer Abwesenheit über 24 Std. – 24,00 €
– bei einer Abwesenheit von mind. 14 bis 24 Std. – 12,00 €
– bei einer Abwesenheit von mind. 8 bis 14 Std. – 6,00 €

  • Auslands-Tagegelder können den LStR 39 Abs. 3 in Verbindung mit dem Bundesreisekostengesetz entnommen werden.

 

Übernachtungskosten

  • Übernachtungskosten für persönliche Inanspruchnahme einer Übernachtungsunterkunft

– im Inland grundsätzlich Einzelnachweis der tatsächlichen Aufwendungen; ansonsten Schätzung
– im Ausland auch Pauschbeträge (Übernachtungsgelder gemäß Bekanntmachung  durch BMF gemäß LStR 40 Abs. 2).

  • Kürzung bei Gesamtpreis einschließlich Frühstück

– im Inland um 4,50 €
– im Ausland um 20 % des für den Unterkunftsort maßgebenden Pauschbetrages für Verpflegungsmehraufwendungen bei mehrtätiger Dienstreise.

 

  • Erstattung durch Arbeitgeber

– steuerfrei im Rahmen des zulässigen Werbungskosten-Abzugs.
– tatsächliche Aufwendungen oder
– Pauschbetrag von 20 € für jede Übernachtung im Inland, wenn Unterkunft nicht vom Arbeitgeber oder aufgrund des Dienstverhältnisses von einem Dritten unentgeltlich oder teilentgeltlich war.

 

 

Reisenebenkosten

  • Z.B. Gepäckaufbewahrung, Straßenbenutzungsgebühren, Parkgebühren.
  • Steuerfreie Erstattung durch den Arbeitgeber möglich, soweit die tatsächlichen Aufwendungen nicht überschritten werden.

Voraussetzungen für steuerfreie Lieferungen im Umsatzsteuerrecht

A. Innergemeinschaftliche Lieferung

1. Belegnachweis:

1.1 Beförderung des Liefergegenstandes durch den Lieferer oder den Abnehmer
Nach § 17a Abs. 2 UStDV sollen folgende Nachweise erbracht werden:

– Das Doppel der Rechnung (§§ 14, 14a UStG),

– Ein handelsüblicher Beleg, aus dem sich der Bestimmungsort (der jeweilige EU-Mitgliedstaat, in den der gelieferte Gegenstand befördert befördert wird) ergibt, insbesondere Lieferschein

– Eine Empfangsbestätigung des Abnehmers oder seines Beauftragten

– In den Fällen der Beförderung des Gegenstands durch den Abnehmer eine Versicherung des Abnehmers oder seines Beauftragten, den Gegenstand der Lieferung in das übrige Gemeinschaftsgebiet zu befördern

 

1.2 Versendung des Liefergegenstandes durch den Lieferer oder den Abnehmer
Nach § 17a Abs. 4 UStDV sollen folgene Nachweise erbracht werden:

– Das Doppel der Rechnung (§§ 14, 14a UStG)

– Ein Versendungsbeleg

 

1.3 Beförderung oder Versendung eines neuen Fahrzeugs an Nichtunternehmer

Wird ein neues Fahrzeug an einen anderen Abnehmer als an einen Unternehmer für dessen Unternehmen geliefert (Innergemeinschaftliche Fahrzeuglieferungen), sind folgende Nachweise zu erbringen:

– Das Doppel der Rechnung (§§ 14, 14a UStG),

– Der Versendungsbeleg

– Der Nachweis, dass das Fahrzeug in einem anderen Mitgliedstaat zum Straßenverkehr amtlich zugelassen worden ist. Hiervon kann abgesehen werden, wenn der Nachweis der Beförderung oder der Versendung des Fahrzeugs in das übrige Gemeinschaftsgebiet in einer anderen gleichermaßen eindeutigen und leicht nachprüfbaren Weise, z.B. durch den Nachweis der Erwerbsbesteuerung, erfolgt (Rz. 40 des BMF-Schreibens vom 6.1.2009, BStBl I 2009, 60)

 

2. Buchnachweis:

Unter einem Buchnachweis ist ein Nachweis durch Bücher oder Aufzeichnungen in Verbindung mit Belegen zu verstehen. Bei innergemeinschaftlichen Lieferungen (§ 6a Abs. 1 und 2 UStG) muss der Unternehmer die Voraussetzungen der Steuerbefreiung einschließlich USt-IdNr. des Abnehmers buchmäßig nachweisen. Die Voraussetzungen müssen eindeutig und leicht nachprüfbar aus der Buchführung zu ersehen sein.

 

Der Unternehmer soll regelmäßig Folgendes aufzeichnen:

– Den Namen und die Anschrift des Abnehmers

– Den Namen und die Anschrift des Beauftragten des Abnehmers bei einer Lieferung, die im Einzelhandel oder in einer für den Einzelhandel gebräuchlichen Art und Weise erfolgt;

– Den Gewerbezweig oder Beruf des Abnehmers

– Die handelsübliche Bezeichnung und die Menge des Gegenstands der Lieferung oder die Art und den Umfang der einer Lieferung gleichgestellten sonstigen Leistung auf Grund eines Werkvertrags

– Den Tag der Lieferung oder der einer Lieferung gleichgestellten sonstigen Leistung auf Grund eines Werkvertrags

– Das vereinbarte Entgelt oder bei der Besteuerung nach vereinnahmten Entgelten das vereinnahmte Entgelt und den Tag der Vereinnahmung

– Die Art und den Umfang einer Bearbeitung oder Verarbeitung vor der Beförderung oder der Versendung in das übrige Gemeinschaftsgebiet (§ 6a Abs. 1 Satz 2 UStG)

– Die Beförderung oder Versendung in das übrige Gemeinschaftsgebiet

– Den Bestimmungsort im übrigen Gemeinschaftsgebiet.

 

B. Ausfuhrlieferungen

1. Belegnachweis:

1.1 in Beförderungsfällen

In den Fällen, in denen der Unternehmer oder der Abnehmer den Gegenstand der Lieferung in das Drittlandsgebiet befördert hat (Beförderungsfälle), soll der Unternehmer den Ausfuhrnachweis regelmäßig durch einen Beleg führen, der Folgendes enthält:

– Den Namen und die Anschrift des Unternehmers

– Die handelsübliche Bezeichnung und die Menge des ausgeführten Gegenstands

– Den Ort und den Tag der Ausfuhr

– Eine Ausfuhrbestätigung der den Ausgang des Gegenstands aus dem Gemeinschaftsgebiet überwachenden Grenzzollstelle eines Mitgliedstaates

 

1.2 in Versendungsfällen

In den Fällen, in denen der Unternehmer oder der Abnehmer den Gegenstand der Lieferung in das Drittlandsgebiet versendet hat (Versendungsfälle), soll der Unternehmer den Ausfuhrnachweis regelmäßig wie folgt führen:

a) durch einen Versendungsbeleg, insbesondere durch Frachtbrief, Konnossement, Posteinlieferungsschein oder deren Doppelstücke, oder

b) durch einen sonstigen handelsüblichen Beleg, insbesondere durch eine Bescheinigung des beauftragten Spediteurs oder durch eine Versandbestätigung des Lieferers. Der sonstige Beleg soll enthalten:

– den Namen und die Anschrift des Ausstellers sowie den Tag der Ausstellung,

– den Namen und die Anschrift des Unternehmers sowie des Auftraggebers, wenn dieser nicht der Unternehmer ist,

– die handelsübliche Bezeichnung und die Menge des ausgeführten Gegenstands,

– den Ort und den Tag der Ausfuhr oder den Ort und den Tag der Versendung in das Drittlandsgebiet,

– den Empfänger und den Bestimmungsort im Drittlandsgebiet,

– eine Versicherung des Ausstellers, dass die Angaben in dem Beleg auf Grund von Geschäftsunterlagen gemacht wurden, die im Gemeinschaftsgebiet nachprüfbar sind,

– die Unterschrift des Ausstellers.

 

 

2. Buchnachweis:

Der Unternehmer soll regelmäßig Folgendes aufzeichnen:

– Die handelsübliche Bezeichnung und die Menge des Gegenstands der Lieferung oder die Art und den Umfang der Lohnveredelung

– Den Namen und die Anschrift des Abnehmers oder Auftraggebers;

– Den Tag der Lieferung oder der Lohnveredelung

– Das vereinbarte Entgelt oder bei der Besteuerung nach vereinnahmten Entgelten das vereinnahmte Entgelt und den Tag der Vereinnahmung

– Die Art und den Umfang einer Bearbeitung oder Verarbeitung vor der Ausfuhr ( § 6 Abs. 1 Satz 2, § 7 Abs. 1 Satz 2 des Gesetzes)

– Die Ausfuhr

Pauschalierung der Einkommensteuer bei Sachzuwendungen

Der geldwerte Vorteil von Sachzuwendungen an Arbeitnehmer oder Dritte kann gem. § 37b EStG mit 30% pauschal versteuert werden.

– Bis zum Jahr 2007 musste der Empfänger von Sachzuwendungen regelmäßig den Geldwerten Vorteil, dessen Wert für ihn häufig schwer zu ermitteln war, selbst versteuern.

– Ab 2007 wurde daher zur Vereinfachung des Besteuerungsverfahrens die Pauschalierungsmöglichkeit eingeführt. Neben der pauschalen Lohnsteuer fallen auch pauschale Kirchensteuer und pauschaler Solidaritätszuschlag an. Die Abführung erfolgt durch den Arbeitgeber.

– Die pauschalierungsfähigen Zuwendungen dürfen nicht in Geld bestehen und der Wert einer Zuwendung oder der Wert aller Zuwendungen für einen Empfänger dürfen im Wirtschaftsjahr 10.000 € (brutto) nicht übersteigen.

– Bei dem Betrag i.H.v. 10.000 € handelt es sich um einen Höchstbetrag. Liegen z.B. drei Zuwendungen im Wert von jeweils 4 000 € vor, ist § 37b EStG nicht nur für die ersten beiden Zuwendungen anwendbar, sondern auch die Hälfte der Aufwendungen für die dritte Zuwendung muss in die Pauschalbesteuerung einbezogen werden.

– Sachzuwendungen, deren Anschaffungskosten 10 € nicht übersteigen, werden als „Streuwerbeartikel“ bezeichnet und fallen nicht unter den Anwendungsbereich des § 37b EStG.

– Der Empfänger der Zuwendung muss über die Anwendung der Pauschalierung informiert werden. Bei ihm bleiben die Zuwendung und die Pauschalsteuer bei der Ermittlung der Einkünfte außer Ansatz.

– Die Abziehbarkeit der Pauschalsteuer als Betriebsausgabe richtet sich danach, ob die Aufwendungen für die Zuwendung als Betriebsausgabe abziehbar sind.

– Wie bisher müssen die Beschenkten namentlich festgehalten werden. Die Pauschalierung befreit daher nicht von den Aufzeichnungspflichten.

– Die pauschale Steuer muss monatlich mit der Lohnsteueranmeldung gemeldet und spätestens bis zum 10. Des Folgemonats entrichtet werden.

 

Zuwendung an Dritte

Zuwendungsempfänger können Dritte unabhängig von ihrer Rechtsform sein. Darunter fallen z.B. Geschäftspartner, deren Familienangehörige, Kunden, Arbeitnehmer Dritter, GmbH’s, Aufsichtsräte. Pauschalierungsfähig ist die Einkommensteuer bzw. Lohnsteuer für:

– betrieblich veranlasste Zuwendungen, die zusätzlich zur ohnehin vereinbarten Leistung oder Gegenleistung erbracht werden, und

– Geschenke

 

 

Zuwendungen an Arbeitnehmer

Pauschalierungsfähige Zuwendungen an eigene Arbeitnehmer sind Sachbezüge i.S.d. § 8 Abs.2 Satz 1 EStG wie z.B. Wohnung, Kost, Waren oder Dienstleistungen.

 

Nicht Pauschalierungsfähig sind Sachzuwendungen für die bereits steuerliche Sonderregelungen vorhanden sind, wie z.B. amtliche Sachbezugswerte oder für den Firmenwagen.

 

Wird die Freigrenze i. H. v. 44 € monatlich nicht überschritten, liegt kein steuerpflichtiger Sachbezug vor. Bemessungsgrundlage für die Besteuerung sind die tatsächlichen Kosten des Zuwendenden einschließlich der Umsatzsteuer. Bei Zuwendungen an Arbeitnehmer ist die Bewertung nach § 8 Abs. 3 EStG mit der sogenannten 96%-Regel vorzunehmen.

 

Wahlrecht zur Anwendung des § 37b EStG

Das Wahlrecht zur Anwendung der Pauschalierung ist einheitlich für alle innerhalb eines Wirtschaftsjahres gewährten Zuwendungen auszuüben. Es kann jedoch für Zuwendungen an Dritte und an Arbeitnehmer unterschiedlich angewandt werden. Die Entscheidung zur Anwendung kann nicht zurückgenommen werden.

 

Sozialversicherungsrechtliche Behandlung

Bei Zuwendungen an eigene Arbeitnehmer ist die pauschalbesteuerte Zuwendung sozialversicherungspflichtig. Bei Zuwendungen an Dritte ist die pauschalbesteuerte Zuwendung sozialversicherungsfrei.

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